El impacto del teletrabajo en la telefonía IP de empresa

La nueva normalidad, o como se quiera llamar a esto que estamos viviendo a partir del desencadenamiento de la pandemia de covid-19, ha redefinido numerosas facetas de nuestra realidad cotidiana. En el ámbito laboral, lo que era un campo minoritario se ha convertido en un fenómeno masivo y con tendencia a crecer todavía más. Hablamos, cómo no, del teletrabajo.

Hoy ya no nos extraña, sea porque lo vemos en nuestro entorno próximo o lo vivimos en nuestras propias carnes, trabajar desde casa (o desde cualquier otra parte) con el ordenador portátil y/o el teléfono móvil como herramientas fundamentales.

Para rizar el rizo, esta nueva realidad laboral convive, en eso que llaman “trabajo híbrido”, con formas presenciales tradicionales, a veces de forma ocasional, a veces de forma constante. ¿Cómo se come todo esto, y sobre todo, cómo se gestiona en cuanto a comunicaciones de empresa se refiere? La respuesta está clara: telefonía IP.

Una definición, infinitas realidades

En realidad, en lugar de hablar de teletrabajo sería más adecuado hablar de “teletrabajos”, porque no hay uno igual que otro en cuanto a sus circunstancias se refiere. No hay más que pensar en la diversidad de las necesidades de comunicación que teníamos en la “era presencial” en diferentes sectores (y dentro de cada sector, en diferentes empresas), y multiplicarlo por el abanico de situaciones presentes.

Así, poco o nada tiene que ver el desempeño de un director internacional de ventas con el día a día de un diseñador gráfico freelance, las necesidades de un administrativo contable con lo que hace un comercial de una agencia de marketing. Bueno, sí: que todos trabajan en remoto, smartphone en mano y laptop en el regazo.

Desde este punto de vista, lo que cabe pedir a un proveedor de telefonía corporativa es, ante todo, funcionalidad, flexibilidad y competitividad. Solo así se puede aspirar a trabajar bien a distancia y ser eficiente en una economía digital. En ese sentido, y hablando del caso específico de la telefonía IP, la ola de teletrabajo está suponiendo un desafío, pero ante todo una oportunidad de crecimiento.

Telefonía tradicional, obsolescencia garantizada

Situémonos. Iniciamos la jornada, aunque, como no tenemos acceso desde casa al software ERP de la empresa (ni al de control de horario, por cierto), nos ponemos a responder correos electrónicos; dejamos para mañana, que vamos a la oficina, algunas acciones y una reunión con un importante cliente potencial, que hay que hacer una videoconferencia grupal con presentación y un compañero no tiene datos…

Muchas empresas, simplemente, no pueden permitirse algo así. No estamos ante un caso de obsolescencia programada, sino de muerte por obsolescencia pura y dura: la telefonía tradicional no da más de sí ante realidades que se han vuelto cotidianas como las llamadas internacionales constantes, los flujos masivos de llamadas, la digitalización del fax, el call center virtual del pequeño comercio…

Hablamos de un problema de calidad de servicio y de precio para la empresa, pero también para el trabajador. En los albores del teletrabajo, en su versión más improvisada, se usaron recursos personales para suplir estas deficiencias: el trabajador usaba su propio móvil o su ordenador personal. Esto puede ser aceptable en algunos sectores del trabajo autónomo, pero en organizaciones mayores resulta poco profesional, caro, inseguro y poco eficiente.

trabajar en remoto

El brillante horizonte de la telefonía IP de empresa

En resumen, la tecnología necesaria para crear unas buenas condiciones de trabajo en remoto está ahí; solamente hay que incorporarla a nuestros procesos de trabajo. Y, si bien hace una década o apenas un lustro suponía un importante esfuerzo técnico y económico, hoy puede efectuarse de manera rápida y sencilla, tanto si la tienes en tu empresa como si no. Y a medida de las necesidades del cliente.

Contar con un servicio de centralita virtual en la nube que integre internet de alta velocidad, acceso a una red privada virtual (VPN), escritorio remoto y softphone (las piezas esenciales de un sistema de comunicaciones de empresa todo en uno) es, aparte de una necesidad en muchos puestos de trabajo, una opción fácilmente accesible y sumamente asequible. Pero las posibilidades van mucho más allá…

Esta es una mínima selección de casos y ejemplos en los que la telefonía virtual para empresas marca la diferencia:

Utilizar el ordenador como un teléfono

Los teléfonos IP ofrecen múltiples funcionalidades, desde contar con varias líneas a pantalla táctil. Pero si no cuentas con un teléfono IP, o no te apetece estar trayéndolo y llevándolo de la oficina a casa, puedes optar por usar un programa o aplicación que te da acceso a tu extensión VoIP desde otro dispositivo (tu ordenador personal, por ejemplo).

Convertir un teléfono móvil en una terminal de la centralita

Un móvil es una herramienta imprescindible, pero cuando se convierte en una verdadera bendición es al conectarlo a tu centralita virtual por VoIP como si de un terminal fijo se tratara. Consecuencia: las llamadas se tarifican a precio VoIP, pueden aprovecharse los recursos de la centralita (como el desvío inteligente, por ejemplo) y hay un registro unificado.

Tener un call center virtual

Los agentes o comerciales de un call center pueden trabajar de forma remota con menos hardware e inversión. Todo lo que se hace en los cubículos de siempre, o más, se puede hacer desde casa: respuesta de voz interactiva, transferencias, gestión de colas de llamadas, música de espera… pero también videoconferencia, monitorización en tiempo real, conexión con otros canales de comunicación (e-mail, fax, redes sociales), etc.

Haciendo de la necesidad virtud

Buena parte del éxito de un proyecto empresarial depende de la capacidad para adaptarse a las nuevas realidades y aprovecharlas de forma efectiva para optimizar procesos y dar un servicio comparativamente superior. El teletrabajo ha llegado para quedarse, y la telecomunicación corporativa basada en internet es el mejor vehículo para incorporarlo a nuestro día a día laboral.

¿Por qué un servicio de telefonía IP es más barato que uno tradicional?

Cada empresa es diferente a todas las demás, y sus necesidades también son distintas. Por otra parte, en el contexto actual, en el que una comunicación fluida, funcional y global es una necesidad, se impone un servicio telefónico de calidad y económicamente competitivo. El servicio de telefonía IP viene a satisfacer esa necesidad básica en el mundo de los negocios de hoy en día.

La telefonía por internet se está convirtiendo en un recurso imprescindible a pasos agigantados. Una de sus principales virtudes (que no la única, como veremos a continuación) es su precio, significativamente menor al de la telefonía de toda la vida. En este texto te explicamos las claves para entender por qué es así.

Del cable telefónico a la comunicación digital

Todos sabemos cómo funciona el sistema telefónico tradicional: transmite señales acústicas a distancia empleando, bien un sistema físico de cableado, bien un sistema de ondas electromagnético basado en antenas. En ambos casos, el sistema requiere una infraestructura compleja que exige un gran esfuerzo de mantenimiento.

El servicio de telefonía IP se basa en el principio de la transmisión de la señar de voz empleando el protocolo IP en forma de paquetes de datos digitales y no de manera analógica; a través de internet, para entendernos. La infraestructura e instalaciones implicadas son las propias de una conexión a internet, y el coste real de la transmisión de datos, prácticamente nula.

La nueva telefonía digital no requiere un circuito en exclusiva y las redes de centrales conmutadas de la telefonía clásica. Como resultado, la capacidad de transmisión de información por internet tiene una relación entre costes y rendimiento incomparablemente más eficiente que la de los sistemas de telefonía de toda la vida, telefonía móvil incluida.

Manos mantenimiento, más competencia

Otra característica de la telefonía tradicional es el absoluto predominio de un puñado de grandes operadores que gestionaban las comunicaciones telefónicas de forma integral (terminales, centrales de conmutación, líneas, etc.), fijando tarifas de forma unilateral. Este panorama se ha visto absolutamente alterado con la popularización de la telefonía IP.

Sobre la base de la telecomunicación digital es técnicamente más sencillo construir redes (que de hecho ya existen para la comunicación de otros datos), así como mantenerlas o modificarlas en función de las necesidades específicas de un cliente. Basta implementar con algunos módulos de adaptación, buena parte de los cuales son programas informáticos.

Ello ha hecho que un importante número de pequeños proveedores se hayan lanzado al mercado a competir sin complejos con los grandes. Y ya sabemos lo que ocurre cuando aumenta la competencia, ¿verdad? Los precios finales al cliente se ajustan más y más. Este es el verdadero secreto del abaratamiento progresivo de la telefonía IP para empresas.

Las llamadas internas, absolutamente gratuitas

Una de las ventajas de los servicios de telefonía IP para empresas que más llaman la atención, por su contraste con los servicios analógicos, es el coste cero de las llamadas internas. Para entenderlo es necesario tener en cuenta las características de la arquitectura de las redes virtuales, radicalmente distintas a las redes analógicas.

En la telefonía clásica la figura de la centralita o PBX (técnicamente denominadas “centrales privadas de conmutación”) domina todo el proceso comunicativo corporativo. Sirve para gestionar las comunicaciones entrantes, salientes e internas, y conecta la empresa con la red pública. Normalmente el coste es (o era) bastante elevado, sin entrar a hablar de sus limitaciones técnicas.

En un modelo de centralita virtual IP no solamente se optimiza el funcionamiento, desapareciendo buena parte de estas limitaciones, sino que las llamadas dentro de la red articulada en torno a esa centralita son gratis. Esto se debe, sencillamente, a que estamos hablando del envío de datos entre diferentes terminales (teléfonos, ordenadores, tanto da). Es, en términos económicos, como enviar un correo electrónico.

voz ip

Las otras ventajas de un servicio de telefonía IP

Pero, además del innegable ahorro de costes que supone, el servicio de telefonía IP ofrece otro gran número de ventajas a sus usuarios, que son las que realmente marcan la diferencia respecto a la telefonía tradicional. Vaya por delante que las funcionalidades de la telefonía IP no implican un mayor coste en sí mismas (otra cosa es su instalación o puesta en marcha).

En términos generales, la telefonía IP es más versátil y escalable que la tradicional. Esto quiere decir que tiene un mayor número de funcionalidades y posibilidades de uso, y que además el tamaño de las redes puede adaptarse de forma sencilla a las necesidades concretas de un determinado negocio en un momento dado, y es fácil tanto de aumentar como de disminuir.

Las funcionalidades habituales en la telefonía tradicional (transferencias, esperas, desvíos, buzones) también están disponibles en la telefonía IP sin coste suplementario. Y todas ellas son extensibles a todas las terminales vinculadas a la centralita IP, que pueden ser fijas o móviles, encontrarse en el despacho de al lado o a miles de kilómetros de distancia.

Pero lo realmente interesante son las nuevas opciones que ofrece la integración de la comunicación telefónica en el canal más amplio de la comunicación de datos por IP. Esto nos permite, entre otras muchas cosas:

  • Obtener numeración internacional y recibir o emitir llamadas al precio de llamadas locales.
  • Compartir datos con otro software de gestión de la empresa (ERP y CMR, principalmente).
  • Emplear IVR (respuestas de voz interactiva) para gestionar de manera eficiente los grandes flujos de llamadas.
  • Gestionar la información estadística de nuestras comunicaciones telefónicas a efectos de facturación, análisis de comportamiento de clientes, etc.

 

¡Da el paso hacia el futuro!

En los próximos años asistiremos, sin lugar a dudas, a la desaparición definitiva de los sistemas telefónicos arcaicos y a su sustitución por sistemas basados íntegramente el protocolo de internet. Tanto por tu bolsillo como por el futuro de tu empresa, es conveniente ir pensando en dar el paso.