¿Qué tener en cuenta para elegir proveedor de telefonía de empresa?

Elegir bien al proveedor de telefonía de empresa es esencial en cualquier modelo de negocio en el que la comunicación sea una pieza importante. Lo que, en los tiempos que corren, podría aplicarse prácticamente a cualquier sector (si bien es cierto que hay ámbitos en los que es más importante que en otros).

Para ello debemos tener en cuenta, por supuesto, las características del servicio que ofrece (en cuanto a calidad y a precio). Pero también, y sobre todo, debemos partir de nuestras propias características y necesidades específicas. Solo así sabremos cuál es el proveedor perfecto para nosotros, evitando así tanto “quedarnos cortos” como paquetes desmedidos con un cote innecesario.

En este texto encontrarás un buen puñado de recomendaciones para seleccionar adecuadamente el proveedor de servicios a la medida de tu organización, sea cual sea tu perfil, tu gremio y tus perspectivas de futuro. Son, por tanto, indicaciones generales que deberás estudiar pormenorizadamente. No dudes en consultarnos acerca de cualquier detalle o duda que pueda surgirte en el proceso.

El precio

Seas grande o pequeño, esto te preocupa, naturalmente. Tanto si necesitas sistemas complejos como si no, el precio debe ir en proporción con esas necesidades. Para ello, es importante que valores varias cuestiones:

  • El volumen de tus necesidades actuales en cuanto a número de terminales.
  • Las perspectivas de futuro (si vas a crecer en los próximos meses o años).
  • Si necesitas un servicio de centralita y de integración con otros medios (correo electrónico, software de gestión y administración).
  • Los costes asociados de instalación, alquiler de servidores, trunking, mantenimiento…
  • Las posibilidades de alquiler como alternativa a la compra.
  • Los costes de tu servicio actual

El uso

¿Cuáles son tus necesidades reales? Dicho de otra manera, ¿cómo y para qué se usa el teléfono en tu empresa? Puede variar bastante en cada puesto de trabajo: no es igual un agente de atención al cliente que un administrativo, un comercial de ventas que un jefe de recursos humanos. El teletrabajo es otro factor a tener muy en cuenta.

Lo que te hace falta de verdad se establece en función de si tus empleados pasan mucho tiempo fuera de la base de operaciones, de si tienes varios centros de trabajo, de si haces y recibes muchas llamadas internacionales o de si la comunicación es básicamente telemática o no. Define bien tu perfil en todas estas facetas.

La perspectiva desde fuera

Aparte de tus necesidades de comunicación interna, seguramente tengas que usar el teléfono para relacionarte con tus clientes, proveedores y otros colaboradores. ¿Para ti es prioritaria una tención al cliente eficaz, con la posibilidad de usar mensajería automática, redireccionar llamadas o hacer llamadas múltiples, gestionar grandes volúmenes, etc.? Házselo saber a tu proveedor.

Con frecuencia recibimos nuestra primera impresión de una organización a través del teléfono. No es necesario abundar sobre el enorme impacto que este primer contacto tiene en términos de imagen corporativa, capacidad de retención de clientes y, en general, en nuestro volumen de negocio.

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Hardware y software

Es sumamente conveniente apostar por un proveedor para quien la innovación sea un elemento central en su cultura de empresa. Al ritmo que se suceden las tecnologías, tanto los elementos físicos como las redes (en especial los servicios en la nube) deben ser fácilmente actualizables.

En ese sentido, el proveedor adecuado puede funcionar como providencial socio tecnológico, ofreciendo no solamente el soporte necesario, sino actuando como consejero para adoptar las soluciones más eficaces para tus necesidades específicas, sin apostar ciegamente (en caso de que no sea necesario) por el último grito.

Funcionalidades

Ni más, ni menos. Nos estamos refiriendo a que los paquetes cerrados que ofrecen algunos proveedores, especialmente los más grandes, pueden incluir funcionalidades que por tu modelo de negocio no vas a necesitar nunca, y sin embargo quedarse cortos en otros aspectos que sí te resultan interesantes o incluso primordiales.

Por ejemplo, puede que los servicios de navegación guiada por voz te resulten superfluos, y sin embargo no puedas pasar sin terminales con manos libres, bloqueo, multillamada, marcado automático… Fija claramente aquello que te resulta imprescindible en una lista y plantéaselo a diferentes empresas proveedoras hasta dar con la que puede darte lo que quieres.

Servicio al cliente

Si el servicio de asistencia del proveedor te parece lo de menos, estás cometiendo un grave error. Un soporte rápido y resolutivo es una de esas cosas que se echan de menos cuando más falta hacen, y a veces las repercusiones negativas pueden tener un efecto devastador. Ya sabes, la famosa ley de Murphy…

Nuestro consejo es que apuestes por un servicio integral, que cubra todas las posibles eventualidades en un horario extendido (siempre que lo necesites) y aporte soluciones eficaces sin reparar en cláusulas en letra pequeña. En este sentido, toda la investigación y búsqueda de referencias que hagas será poca.

Flexibilidad y escalabilidad

Otro error habitual, tanto en el caso específico del proveedor de telefonía y telecomunicaciones como en muchos otros, es tomar las decisiones pensando solamente en el ahora. Cualquier negocio pasa por etapas de expansión y contracción, y conviene poder adaptarnos a esas fluctuaciones también en nuestro equipamiento telefónico y de comunicaciones.

En paralelo va la cuestión de la escalabilidad. Los costes derivados de un sistema demasiado rígido que no tome en cuenta posibles necesidades de crecimiento pueden convertirse en un verdadero quebradero de cabeza. Igual que es recomendable saber medir nuestras necesidades, también lo es saber valorar nuestras perspectivas a medio plazo.

 

Encuentra el proveedor de servicios telefónicos de empresa a tu medida

Con frecuencia solo nos damos cuenta de la importancia de los servicios de telefonía de nuestra organización cuando fallan. No esperes a que te pase. Y, sobre todo, ten en cuenta que hay muchos peces en el mar: no conviene atarse innecesariamente a un proveedor si no puede darte lo que estás buscando.

Contrato de permanencia: el enemigo número 1 de la telefonía de empresa

En un contexto económico, el de hoy en día, en el que el dinamismo y la flexibilidad no son una opción, los contratos de permanencia suponen una carga nada despreciable para muchas compañías. Esta cláusula es una reminiscencia de otros tiempos a la que los grandes operadores siguen aferrándose como a un clavo ardiendo… ¿Hasta qué punto es lógica?

La centralita virtual se ha consolidado como la solución más eficiente a la hora de gestionar las comunicaciones de una empresa, sea cual sea su envergadura y en sector de negocio al que esté orientada, si está empezando o está ya consolidado. Sin embargo, para que despliegue toda su potencialidad es necesario un servicio de calidad y competitivo.

Si se cumplen esos dos principios, buen servicio a un precio ajustado al mercado, un cliente no tendrá razones de peso para querer cambiar de proveedor (algo que nunca se hace a la ligera). Entonces, ¿cuál es la lógica de un contrato de permanencia? Si se trata de ofrecer mejores precios a cambio de esa permanencia, aquí hay algo que falla.

El paquete, el regalo… y el peligro

Sin ánimo de hacer chistes fáciles, los paquetes son una práctica habitual entre los operadores dominantes. Todos los conocemos: suelen incluir fibra, voz IP (centralita), terminales móviles y “servicios adicionales” a cambio de un precio cerrado y, por supuesto, una permanencia por un periodo estipulado.

También suele ir incluido un peligro para el cliente (que es una gran ventaja para el proveedor), y es el mismo hecho de que todo se incluya en un mismo pack; de esta forma, no hay cambios posibles, o estos cambios implicarán nuevas permanencias. La pescadilla que se muerde la cola está además, por así decirlo, atada y bien atada.

Y además:

  • Además de cláusula de permanencia, el cliente asume una cláusula de penalización (es decir, si quiere rescindir el contrato antes de la finalización de esa permanencia tendrá que pagar una cantidad económica)
  • La opacidad de los contratos hace que sean difícilmente comprensibles para la mayoría de nosotros, en especial las partes más técnicas (es decir, no sabemos bien lo que estamos firmando).
  • Algo parecido pasa con la factura. Con mucha frecuencia resulta difícil de entender para los no iniciados (es decir, que no sabemos por lo que estamos pagando).

Hay otra cuestión llamativa en este tipo de paquetes: los regalos, normalmente en la forma de terminales móviles. Siendo sensatos, y sabiendo que estamos en el mundo de los negocios y no pasando la Navidad en familia, aquí nadie regala nada. La compañía está haciendo una venta encubierta que amortizará en el precio global a lo largo del periodo de permanencia.

Un contrato típico

Se supone que, a cambio de estas limitaciones, el cliente obtendrá un buen precio por el paquete. Comprobémoslo en un ejemplo típico de contrato de telefonía para empresas, en este caso calculado para 10 usuarios.

  • Equipamiento básico en la oficina: circuito de fibra para internet, centralita virtual para 10 usuarios con sus respectivas terminales y dos altas de teléfonos móviles.
  • Tarifa plana para llamadas dentro del ámbito nacional a teléfonos fijos y móviles.
  • Los servicios “especiales” que se incluyen son de lo más variopinto. Podríamos hablar del mantenimiento, la instalación de antivirus, el puesto en red y un largo etcétera.
  • Los “regalos” bien podrían ser dos teléfonos móviles (smartphones) de alta gama.
  • Condiciones de permanencia: entre dos y cuatro años, en función de los “regalos” y los servicios “especiales”.
  • Coste aproximado mensual: 580€/mes. No es precisamente poca cosa.

Os invitamos a que examinéis más al detalle este esquema de contrato y lo comparéis con el de vuestra empresa. Si se parece, tanto en términos de servicios como en el precio, es probable que se trate de un contrato muy mejorable en el que la permanencia sirve claramente al proveedor como un “cepo” para clientes.

¡Mejor una opción sin permanencia!

Esa oferta de precios y servicios tiene una relación poco ajustada con las condiciones actuales del mercado. Prácticamente cualquier pack de un operador dominante resulta claramente poco competitiva en dos sentidos: tanto lo que se paga como lo que se obtiene por ello.

Aquí tienes, para que puedas comparar por ti mismo, unas cuantas razones para pensarte dos veces firmar este tipo de contratos de permanencia y optar por un proveedor más centrado en dar un servicio ágil, seguro y personalizado.

  • El coste de los servicios de internet por fibra óptica suele ser de entre 30 y 40 euros mensuales, con una amplia oferta en el mercado.
  • En cuanto a centralitas IP (el meollo del equipamiento), hay también una abundante cantidad de ofertas desde 10€/mes por extensión.
  • Respecto a los teléfonos IP, su coste aproximado es de 25 a 30 euros por unidad (hablando de terminales de calidad). Y siempre existe la opción del alquiler.
  • Tarifa plana para llamadas nacionales… Sólo faltaría. ¿Quién no tiene a estas alturas un móvil con llamadas ilimitadas?
  • Las terminales móviles, al ritmo que va la tecnología, sufren una depreciación rapidísima. A los tres meses están caducos y su valor es mucho menor.

El coste medio de mercado de este tipo de contrato está realmente en torno a los 165€/mes, bastante alejado de los precios habituales entre los grandes operadores. Entonces, ¿qué estás pagando realmente? ¿Y por qué te estás comprometiendo a hacerlo durante años? Es una carga a todas luces onerosa, pero ante todo, ¡innecesaria!

Como decía el sabio, busca y compara antes de comprar

Te invitamos de nuevo a que reflexiones acerca de tu contrato de comunicaciones, planteándote claramente tanto tus necesidades actuales como tus perspectivas de proyección a medio plazo (pues la escalabilidad es esencial). Tal vez sea la hora de hacer borrón y cuenta nueva y buscar nuevos horizontes para tu negocio…

¿Qué es un sistema de comunicaciones de empresa “todo en uno”?

“La centralita se instaló cuando empezó la empresa, a finales de los noventa, pero enseguida hubo que adaptarla a internet. Luego llegó la fibra, y los teléfonos se fueron quedando cortos, cambiamos a medida que se estropean, y además está el servicio de operadora automática, que está aparte, y la tarifa es…”

Historias como estas hay a montones. Si prestas atención, podrás oír a tu alrededor en restaurantes, transporte público, gimnasios… Nosotros nos encontramos con ellas cada semana: es la historia de comunicaciones de empresa construidas trabajosamente a lo largo del tiempo, conforme la empresa crecía, o bien a salto de mata, agarrándose a la primera oferta que presentaba un operador mayoritario.

Hay una perspectiva mejor, más eficiente y económica, en el llamado sistema de comunicaciones de empresa todo en uno. En este artículo te desglosamos en qué consiste, te damos algunos detalles y te mostramos por qué resulta no tanto una ventaja competitiva como eso que los anglosajones llaman un need-to-have.

¿En qué consiste un sistema de telefonía para empresas todo en uno?

Lo primero que conviene advertir es que un servicio todo en uno NO es uno de esos paquetes tan habituales en los proveedores mayoritarios en los que el cliente contrata una serie de servicios por un precio cerrado sin poder elegir los servicios que necesita o prefiere contratar, y que son ejemplo de rigidez por tarifas, servicios y permanencias.

El todo en uno, al menos tal y como nosotros lo entendemos, se refiere a la gestión unificada de las telecomunicaciones desde una perspectiva técnica. Es decir, que una determinada empresa contrata los servicios de un proveedor especializado para que diseñe, construya y mantenga sus telecomunicaciones de una forma coherente y eficiente. El proveedor da esas prestaciones y la empresa se dedica a lo suyo, no a preocuparse por los teléfonos o las centralitas. Suena lógico.

La idea esencial en el todo en uno, y por lo tanto otro rasgo imprescindible del mismo, es que sea funcional y user-friendly (fácil de usar). Si un sistema de comunicaciones no es intuitivo y tanto su supervisión cotidiana como su uso a nivel individual puede realizarla alguien no especializado, estaremos ante un sistema con poco recorrido, independientemente de todas las fenomenales características que pueda ofrecer.

¿Qué ventajas ofrece un servicio de telefonía todo en uno a la empresa?

Lo que más atrae a un potencial cliente cuando se interesa por un servicio todo en uno es dejar de complicarse la vida. Suelen ser historias en las que se ha experimentado una importante frustración con un proveedor que daba un servicio parcial y un mantenimiento tendente a cero, y tenía que encargarse él mismo de ir solucionando los problemas que surgían sobre la marcha.

Además, desde un punto de vista puramente técnico, es más eficiente un servicio en el que todas las funcionalidades están integradas. ¿Te imaginas las terminales sincronizadas con las cuentas de correo, y todo ello al software administrativo de la empresa? Esto quiere decir que los flujos de trabajo son más ágiles, el registro y la comunicación de información es más funcional y la resolución de problemas es más rápida; la gestión, en definitiva, es más eficaz.

Los costes económicos asociados también se ven afectados de una manera positiva. El proveedor puede mantener las redes de comunicación de forma sencilla y económica, con la posibilidad de intervenir en todos los aspectos técnicos del servicio sin necesidad de acudir a terceros. Así, nos ahorramos el clásico “de eso no nos ocupamos nosotros”, lo que lógicamente repercute en el precio final que puede ofrecer a su cliente.

¿Qué debe incluir un servicio telefónico de empresa?

Lo primero que cabe tener en cuenta es que cada empresa tiene sus propias necesidades, principalmente en función de su tamaño, su sector de negocio y sus perspectivas de futuro. Un servicio telefónico adecuado debe ir en concordancia con todo ello e incluir las características adecuadas, sin dejar de tener margen para la escalabilidad.

En términos generales, un servicio todo en uno de calidad debe cubrir todas las necesidades de telecomunicaciones de la empresa:

  • facilitando tanto la comunicación interna como externa,
  • integrando diferentes medios (teléfono fijo y móvil, correo electrónico, fax…),
  • controlando todas las comunicaciones desde una única plataforma,
  • incluyendo tecnologías realmente ventajosas (como la centralita virtual),
  • y ofreciendo una tarifa conjunta competitiva.

En el contexto actual no cabe imaginar un sistema en el que las dinámicas de trabajo se vean entorpecidas por una comunicación interna deficiente; la atención al cliente debe ser óptima; y una gestión fragmentada nos pone las cosas más difíciles. Para resumir, no tenemos por qué perder tiempo con tecnologías obsoletas y costosas cuando existen alternativas mejores.

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Y, en términos más específicos, estas serían algunas de las características de un buen todo en uno en el teléfono de empresa:

  • Centralita IP en la nube
  • Telefonía VoIP
  • Operadora automática
  • Call center virtual
  • Click to call
  • Call flow
  • Integración con ERP
  • Hardware de última generación
  • Software seguro y robusto

Y la disponibilidad de muchas otras opciones de tipo gestión de llamada (redirección, espera, bloqueo, multillamada), opciones de mensajería de recepción y menús automáticos, memoria y marcado rápido, comunicaciones unificadas y capacidad de transferencia, multitono, grabación digital y un largo etcétera que, de nuevo, debe elegirse en función de las necesidades de la empresa.

 

Apuesta por una comunicación de calidad

Ponte en la piel de tu cliente a la hora de valorar el tipo de servicio de comunicaciones que necesitas. Cumpliendo con sus expectativas estarás garantizando el éxito de tu propio proyecto y eso es, en definitiva, de lo que se trata. ¿O no?

 

La centralita virtual y las comunicaciones de empresa tradicionales

En Cecubo somos conscientes de la gran inversión que requiere para cualquier empresa ,instalar una centralita para las telecomunicaciones de empresa, así como sus costes de mantenimiento. Es por ello que desde hace más de 20 años hemos trabajado muy duro para poder ofrecerte nuestro último avance en tecnología de comunicaciones corporativa.

Situación habitual en las empresas con centralitas tradicionales

En la mayoría de instalaciones actuales en donde hay una centralita analógica, con teléfonos propietarios, la situación es la siguiente:

  • Prácticamente todo el mundo tiene Fibra de mayor o menos calidad, por el cual navegan y tienen el correo.
  • La centralita suele tener teléfonos analógicos (los convencionales) y especifico (exclusivos de la marca que sólo funcionan con su centralita)
  • Líneas de enlace.
  • Que suele ser de RTB en el menos de los casos y RDSI que son la mayoría.
  • En ella va la numeración asignada y los canales de voz están LIMITADOS a la capacidad de la línea.

En esta situación, la mayoría de los usurarios NO tienen mantenimiento, pues las centralitas están descatalogadas, ya no se fabrican y en la mayoría de los casos, el fabricante ya no da soporte. Por lo que el mantenimiento se ofrece con restos de otros equipos en unas condiciones muy precarias.

Los usuarios, no suelen ser conscientes de los riesgos que ello conlleva hasta que pasa algo y se obligan a cambiar.

En una circular corporativa Telefónica indica a los clientes que deja de dar servicio RDSI a partir del 15 de noviembre del 2019

A día de hoy, los inconvenientes más frecuentes en estas centralitas son:

  • Teléfonos propietarios, solo funcionan los de la marca específica, recordemos que ya apenas hay repuestos.
  • Los equipos están descatalogados por los fabricantes
  • Licencias caras para aplicaciones específicas, como operadora automática, buzones…etc.
  • Los circuitos analógicos tienen un alto coste mensual.
  • Hay limitaciones de canales de voz.
  • Las llamadas a móviles se hacen a través de adaptadores llamados TRACK, que muchas veces tienen unos graves inconvenientes como, limitación de canales, bloqueos y cuelgue de llamadas, etc.

Frente a ello. Está la opción, ada vez más aceptada de y prescindir de lo anterior y trasladar las comunicaciones a la nube:

Las ventajas de la telefonía en la nube

  • Funcionamiento ágil y flexible, no hay limitaciones de extensiones, de canales…etc.
  • Prestaciones muy completas y sin necesidad de licencias, que luego mueren con la máquina.
  • Se suele usar el Circuito  del cliente, ya que con la fibra actual los precios son muy asequibles y la calidad excelente. Con ello ahorramos el coste de las líneas RDSI
  • El precio en llamadas es irrisorio en comparación con la telefonía convencional
  • Libertad en cuanto a la permanencia, si no estás a gusto con el servicio, puedes cambiarte, sin necesidad de inversiones costosas
  • Los teléfonos que se usan son UNIVERSALES, no hace falta teléfonos específicos de alto coste.
  • Gestión cómoda y directa del sistema; la atención de servicio es inmediata
  • Un único interlocutor, para las líneas, los teléfonos y el servicio, con posibilidad de factura única.
  • Posibilidad de movilidad completa, Conéctate desde cualquier punto donde tengas acceso a la red y trabaja como si estuvieras en tu oficina. Podemos conectar PCs, y Teléfonos móviles.
  • Posibilidad de implementar servicios adicionales, como videocámaras, porteros automáticos, control de accesos…etc.

Nuestro servicio se centra principalmente en ofrecerte un producto completo, unificado y, por tanto, más barato, con una única tarifa plana mensual muy competitiva. Con la tecnología que hemos desarrollado no tendrás que hacer ninguna inversión en hardware, no existe límite de usuarios para la centralita, puedes integrar en ella tus teléfonos móviles como si estuvieras sentado en tu despacho y no existe obligatoriedad de permanencia ni cuotas o tasas ocultas. Es por ello, y por mucho más, que estamos  autorizados por la CNMC

En Cecubo nuestra máxima prioridad es ofrecerte lo mejor, al mejor precio, y es por ello que nuestro servicio no sólo es innovador, sino también rentable para cualquiera de nuestros clientes. Olvídate de tener diez facturas con diez proveedores distintos para mantener activa tu centralita, en Cecubo tendrás todo lo que necesitas dentro de nuestra centralita virtual en la nube mientras que reduces tus costes de empresa.